¿Estamos calculando de forma correcta la oportunidad de entrega de resultados en el laboratorio clínico?
A la hora de calificar los servicios de un laboratorio clínico, uno de los puntos críticos es la oportunidad de entrega de resultados, que por ejemplo en un servicio de cuidado crítico puede significar la diferencia entre la vida y la muerte de un paciente.
Por esto y como parte fundamental en la preanalítica del laboratorio, se encuentra en el transito que hacen las muestras de los pacientes desde el momento de la toma hasta la entrega de esta para su procesamiento.
De forma general los ssistemas de información de laboratorio (LIS), calculan la oportunidad de entrega de resultados tomando como punto de partida el ingreso del paciente al sistema omitiendo procesos intermedios que incrementan los tiempos de entrega de la muestra al personal del laboratorio, siendo afectado al final la valoración por cumplimiento.
Para la problemática planteada y con base a solicitud de algunos directores de laboratorio que identificaron claramente la oportunidad de mejora, Annar con el apoyo de IT-Health desarrollaron una herramienta que permite la correcta determinación de la oportunidad de entrega de los resultados, tomando como punto de partida el registro de las muestras (trazabilidad) que llegan al área de procesamiento y finalizando cuando se valida el resultado del estudio solicitado.
Para que el proceso incorporado tenga el impacto esperado, los directores de laboratorio deben socializar en nuevo modelo con los diferentes servicios.
El ingreso de nuevos clientes a la compañía implica gran cantidad de retos para todas las áreas, en especial cuando estos cuentan con larga trayectoria en el mercado y tienen un conocimiento profundo en los procesos del laboratorio, exigiendo el cumplimiento de altos estándares.
Para el caso expuesto en el presente artículo, se presenta una solución sencilla pero innovadora a una problemática frecuente, que consiste en el manejo de la trazabilidad de las muestras y la medición de la oportunidad de entrega de resultados.
El análisis de las muestras comienza con el proceso de toma, la cual se realiza en sedes satélites o en sitios especiales que no siempre están cerca del laboratorio y luego se debe efectuar una actividad de traslado de estas al sitio de procesamiento.
Para realizar un correcto seguimiento al proceso descrito, el HIS y el LIS deben trabajar en perfecta sincronía para consignar cada uno de los eventos de los pacientes como: creación de orden de laboratorio, toma de muestras y entrega de estas al laboratorio, procesamiento y publicación de resultados, con base a esta información el director del laboratorio puede determinar el estado de las muestras y oportunidad de entrega de los resultados; sin embargo, en el proceso muchas veces no se tienen en cuenta:
- Tiempos de traslado de muestras: Hora de salida y hora de llegada desde el punto de toma de muestras al laboratorio
- Retoma de muestras
- Perdida de muestras
- Muestras no tomadas
Los ítems anteriores afectan de forma directa la oportunidad de entrega de los resultados pactados previamente entre el laboratorio y sus clientes.
El aplicativo desarrollado se denomina “Rastreo de Muestras” e incorpora las siguientes funcionalidades:
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